KVP in der Verwaltung

Der Unternehmer kam auf uns zu mit der Frage:

"Ich weiß, meine Verwaltungsleute machen einen guten Job. Gleichzeitig bin ich mir sicher, dass da noch Potenziale drin stecken - ich bekomme sie aber nicht zu packen. Was können wir tun ?"

Damit war die Zielsetzung des AGNOS-Einsatzes klar:

Effizienz der Verwaltung erhöhen, am besten dauerhaft!

Bereits nach kurzer Analyse war klar, dass "der große Wurf" nicht zur Debatte stand. Vielmehr kündigten sich "die Mühen der Ebene" an, die wir auch sofort in Angriff nahmen. In dieser Verwaltung steckten jetzt und immer wieder neu erhebliche Potenziale, die durch konsequentes "Dranbleiben" auch zu realisieren sein sollten - das Mittel dafür hieß Kontinuierlicher Verbesserungsprozess KVP.

Wir starteten also klassisch mit einer 5-A-Aktion, sicher etwas ungewohntes für Overhead-Mitarbeiter:

  • Aussortieren, was nicht gebraucht wird, ggf. archivieren
  • Arbeitsplatz aufräumen: Hier ging es darum, Papierberge wegzuwerfen und "Verfalldaten" zu bestimmen
  • Arbeitsmittel ergonomisch anordnen: Neben vielen händischen Kleinlösungen wurden z. B. auch 2 Masken im Warenwirtschaftssystem verändert (im Einkauf), die bisher immer einen Bruch im Arbeitsablauf erzwangen.
  • Anordnungen standardisieren: Dieser Punkt ist immer sehr wichtig, so auch hier: Die mittlere Führungsebene musste dafür sorgen, dass definierte Verbesserungen auch dauerhaft fortbestanden und Verhaltensweisen sich änderten; daher auch das 5. A:
  • Alle Punkte einhalten und ständig verbessern - das klassische "nach dem Spiel ist vor dem Spiel"

Mit dieser Start-Aktion implementierten wir ein KVP-System in der Verwaltung dieses Unternehmens. 14-tägig am Freitagnachmittag werden jetzt zwischenzeitlich entstandene Klagen und Ideen zusammen getragen, besprochen und Lösungen im Idealfall direkt umgesetzt. Nach anfänglicher Skepsis wurde der Prozess nach einigen Monaten (in denen auch KVP-Teamleiter ausgebildet wurden, weshalb AGNOS-Mitarbeiter diese Aufgaben interimistisch übernahmen) von den Mitarbeitern aufgenommen und ist heute ein wichtiges Element der laufenden Unternehmensentwicklung.